Conditions générales de participation aux voyages associatifs

 

SOMMAIRE

  • Préambule
  • Article 1 : Définitions
  • Article 2 : Objet
  • Article 3 : Caractère associatif
  • Article 4 : Conditions de participation
  • Article 5 : Prestations comprises
  • Article 6 : Prestations non comprises
  • Article 7 : Documents administratifs
  • Article 8 : État de santé
  • Article 9 : Assurances
  • Article 10 : Participation financière
  • Article 11 : Annulation par le participant
  • Article 12 : Annulation par l’association
  • Article 13 : Modification du programme
  • Article 14 : Déplacements libres
  • Article 15 : Responsabilités de l’association
  • Article 16 : Obligations du participant
  • Article 17 : Comportements incompatibles avec le voyage
  • Article 18 : Exclusion du voyage
  • Article 19 : Bagages
  • Article 20 : Sécurité
  • Article 21 : Protection de l’environnement
  • Article 22 : Respect des populations locales
  • Article 23 : Droit à l’image
  • Article 24 : Protection des données personnelles
  • Article 25 : Réclamations
  • Article 26 : Règlement amiable des différends
  • Article 27 : Documents contractuels
  • Article 28 : Acceptation

 

PRÉAMBULE

L’association Phénix du Monde est une association régie par la loi du 1er juillet 1901 dont l’objet est de favoriser le développement personnel, les échanges culturels, la découverte des peuples, le respect de la nature, la transmission des savoirs et l’ouverture au monde.

Dans le prolongement de cet objet, l’association propose à ses adhérents des séjours et voyages associatifs favorisant les rencontres humaines, l’immersion culturelle, le partage et la découverte responsable des territoires visités.

Les présentes Conditions Générales de Participation définissent les droits et obligations réciproques de l’association et des participants.

Toute inscription vaut acceptation sans réserve du présent document.

ARTICLE 1 : DEFINITIONS

Dans les présentes conditions : L’Association désigne l’association Phénix du Monde.

Le Participant désigne tout adhérent régulièrement inscrit au voyage.

Le Voyage désigne l’ensemble des prestations décrites dans le dossier d’inscription.

Le Responsable du Voyage désigne la ou les personnes mandatées par le Conseil d’administration pour assurer la coordination du séjour.

ARTICLE 2 : OBJET

Les présentes Conditions Générales ont pour objet de définir les modalités de participation aux voyages organisés par l’association.

Elles précisent notamment :

  • Les modalités d’inscription ;
  • Les conditions financières ;
  • Les obligations des participants ;
  • Les responsabilités de chacun ;
  • Les règles de fonctionnement pendant le séjour.

ARTICLE 3 : CARACTERE ASSOCIATIF

Les voyages sont proposés exclusivement aux adhérents de l’association.

Ils s’inscrivent dans le prolongement de l’objet social de Phénix du Monde et sont organisés dans un esprit de découverte, de partage, de respect des cultures et de convivialité.

L’association exerce ses activités sans but lucratif. Les participations financières demandées aux adhérents sont destinées à couvrir les dépenses nécessaires à l’organisation du séjour ainsi que les frais de fonctionnement directement liés à celui-ci.

ARTICLE 4 : CONDITIONS DE PARTICIPATION

Peut participer au voyage toute personne :

  • Majeure ;
  • Adhérente de l’association ;
  • Ayant remis un dossier complet ;
  • Ayant accepté les présentes Conditions Générales ;
  • Étant à jour de sa cotisation ;
  • Ayant réglé les sommes dues selon les modalités prévues.

L’association se réserve le droit de refuser une inscription incomplète.

ARTICLE 5 : PRESTATIONS COMPRISES

Sauf indication contraire dans le programme remis aux participants, la participation comprend :

  • Les billets d’avion internationaux ;
  • Les hébergements ;
  • Les transports collectifs prévus au programme ;
  • Les visites mentionnées ;
  • Les frais d’organisation du séjour ;
  • L’accompagnement associatif.

ARTICLE 6 : PRESTATIONS NON COMPRISES

Restent notamment à la charge du participant :

  • Le passeport ;
  • Les visas éventuels ;
  • Les assurances personnelles ;
  • Les repas non prévus ;
  • Les boissons ;
  • Les dépenses personnelles ;
  • Les taxis individuels ;
  • Les pourboires ;
  • Les achats personnels ;
  • Toute activité décidée librement par le participant.

ARTICLE 7 : DOCUMENTS ADMINISTRATIFS

Chaque participant est responsable de la validité de ses documents de voyage.

Il lui appartient notamment de vérifier :

  • La durée de validité de son passeport ;
  • Les formalités d’entrée dans le pays visité ;
  • Les obligations sanitaires éventuellement applicables.

Tout refus d’embarquement résultant d’un document non conforme demeure de la responsabilité exclusive du participant.

ARTICLE 8 : ETAT DE SANTE

Le participant déclare être médicalement apte à effectuer le voyage.

Il s’engage à informer confidentiellement l’association de toute situation susceptible d’avoir une incidence importante sur le déroulement du séjour, lorsque cette information est nécessaire à sa sécurité ou à celle du groupe.

Chaque participant demeure responsable de son traitement médical, de ses médicaments et de leur transport.

ARTICLE 9 : ASSURANCES

Chaque participant s’engage à disposer, avant son départ, d’une assurance couvrant au minimum :

  • Les frais médicaux à l’étranger ;
  • Le rapatriement sanitaire ;
  • La responsabilité civile ;
  • L’annulation (fortement recommandée).

L’association ne se substitue pas aux assurances individuelles.

ARTICLE 10 : PARTICIPATION FINANCIERES

Le montant de la participation est communiqué avant toute inscription.

Le règlement peut être effectué :

  • En une seule échéance ;

ou

  • Selon un échéancier arrêté par l’association.

Les paiements permettent à l’association de régler progressivement les différents prestataires.

ARTICLE 11 : ANNULATION PAR LE PARTICIPANT

Toute annulation doit être notifiée par écrit.

Les sommes déjà engagées par l’association auprès des compagnies aériennes, hébergeurs, transporteurs ou autres prestataires ne pourront être remboursées que dans la mesure où elles auront elles-mêmes été récupérées auprès des prestataires concernés.

Lorsque des remboursements sont effectivement obtenus, ils sont reversés au participant après déduction des frais non récupérables et, le cas échéant, des frais administratifs raisonnablement engagés pour le traitement du dossier.

ARTICLE 12 : ANNULATION PAR L’ASSOCIATION

L’association peut être amenée à annuler le voyage notamment en cas :

  • D’événement de force majeure ;
  • De conflit armé ;
  • De catastrophe naturelle ;
  • De pandémie ;
  • D’interdiction administrative ;
  • D’insuffisance du nombre de participants lorsque cette condition était prévue dans le dossier d’inscription ;
  • De toute circonstance rendant objectivement impossible ou manifestement dangereuse la réalisation du séjour.

Dans cette hypothèse, l’association informe les participants dans les meilleurs délais et procède, selon les circonstances, au remboursement des sommes qu’elle n’a pas déjà irrévocablement engagées auprès des prestataires ou à la restitution des sommes récupérées auprès de ceux-ci.

ARTICLE 13 : MODIFICATION DU PROGRAMME

L’association peut être amenée, avant ou pendant le séjour, à modifier tout ou partie du programme lorsque ces adaptations sont rendues nécessaires notamment par :

  • Les conditions météorologiques ;
  • Les contraintes de transport ;
  • Les décisions des autorités locales ;
  • Les impératifs de sécurité ;
  • La fermeture d’un site ;
  • Des événements culturels ou religieux ;
  • Tout autre événement indépendant de la volonté de l’association.

Ces modifications sont réalisées dans l’intérêt du groupe et ne constituent pas, à elles seules, une faute de l’association.

Lorsque cela est possible, une prestation équivalente est proposée.

ARTICLE 14 : DEPLACEMENTS LIBRES

Le voyage repose sur un équilibre entre les activités organisées par l’association et les temps libres laissés à l’initiative des participants.

Chaque participant demeure libre de ses déplacements personnels pendant les périodes non encadrées.

Durant ces périodes, il agit sous sa seule responsabilité.

Le participant informe, dans la mesure du possible, le responsable du voyage lorsqu’il s’absente seul ou en petit groupe pendant une durée significative.

ARTICLE 15 : RESPONSABILITES DE L’ASSOCIATION

L’association met en œuvre tous les moyens raisonnables pour assurer la bonne préparation et la bonne coordination du séjour.

Elle est responsable des obligations qui lui incombent dans les conditions prévues par les dispositions légales applicables.

Sa responsabilité ne pourra toutefois être engagée lorsque le dommage résulte notamment :

  • D’un fait imputable au participant ;
  • D’un comportement imprudent ou contraire aux consignes de sécurité ;
  • D’un fait imprévisible et insurmontable d’un tiers étranger à l’exécution des prestations ;
  • D’un cas de force majeure.

L’association ne saurait être tenue responsable des conséquences résultant de décisions personnelles prises librement par un participant en dehors des activités organisées.

ARTICLE 16 : OBLIGATIONS DU PARTICIPANT

Chaque participant s’engage à :

  • Respecter les lois du pays visité ;
  • Respecter les coutumes locales ;
  • Adopter un comportement respectueux envers les populations ;
  • Respecter les autres participants ;
  • Respecter les horaires communiqués ;
  • Préserver les lieux d’hébergement ;
  • Suivre les consignes de sécurité ;
  • Préserver l’image de l’association.

Le participant veille également à ne pas compromettre le bon déroulement du séjour collectif.

ARTICLE 17 : COMPORTEMENTS INCOMPATIBLES AVEC LE VOYAGE

Sont notamment considérés comme incompatibles avec l’esprit du voyage :

  • Violences verbales ou physiques ;
  • Harcèlement ;
  • Insultes ;
  • Discriminations ;
  • État d’ébriété répété perturbant le groupe ;
  • Consommation ou détention de substances interdites ;
  • Dégradations volontaires ;
  • Comportements mettant en danger autrui.

ARTICLE 18 : EXCLUSION DU VOYAGE

Lorsque le comportement d’un participant compromet gravement la sécurité du groupe, le respect des personnes ou le bon déroulement du séjour, le responsable du voyage peut décider de son exclusion, après avoir recherché, lorsque les circonstances le permettent, une solution adaptée.

Les frais résultants de cette exclusion (transport, hébergement supplémentaire, retour anticipé, etc.) restent à la charge du participant.

Cette exclusion ne donne droit à aucun remboursement des prestations déjà consommées.

ARTICLE 19 : BAGAGES

Chaque participant est responsable de ses bagages.

Il lui appartient de respecter les franchises fixées par la compagnie aérienne.

Les éventuels frais de surpoids ou de bagages supplémentaires demeurent entièrement à sa charge.

L’association ne répond pas de la perte, du vol, de la détérioration ou de l’oubli des effets personnels, sauf faute qui lui serait directement imputable.

ARTICLE 20 : SECURITE

Chaque participant s’engage à respecter toutes les consignes données :

  • Par les autorités locales ;
  • Par les guides ;
  • Par les chauffeurs ;
  • Par les accompagnateurs ;
  • Par les responsables de l’association.

En cas de non-respect volontaire de ces consignes, le participant assume seul les conséquences pouvant en résulter.

ARTICLE 21 : PROTECTION DE L’ENVIRONNEMENT

Le voyage s’inscrit dans une démarche responsable.

Chaque participant s’engage notamment à :

  • Limiter sa production de déchets ;
  • Respecter la faune ;
  • Respecter la flore ;
  • Économiser l’eau ;
  • Économiser l’énergie ;
  • Privilégier les comportements respectueux de l’environnement.

ARTICLE 22 : RESPECT DES POPULATIONS LOCALES

Les participants représentent l’image de l’association auprès des populations rencontrées.

Ils s’engagent à adopter une attitude empreinte :

  • De bienveillance ;
  • De respect ;
  • De discrétion ;
  • De tolérance ;
  • D’ouverture.

Toute attitude irrespectueuse est contraire aux valeurs de Phénix du Monde.

ARTICLE 23 : DROIT A L’IMAGE

Des photographies ou vidéos peuvent être réalisées pendant le séjour afin d’illustrer les activités de l’association.

Sauf opposition écrite exprimée avant le départ ou à tout moment, le participant autorise gratuitement l’association à utiliser son image sur ses supports de communication (site internet, réseaux sociaux, brochures, rapports d’activité), dans le respect de sa dignité et sans finalité commerciale.

Le participant peut retirer son consentement à tout moment pour les utilisations futures, conformément à la réglementation applicable.

ARTICLE 24 : PROTECTION DES DONNEES PERSONNELLES

Les informations recueillies lors de l’inscription sont nécessaires à l’organisation du voyage.

Elles sont utilisées uniquement par l’association pour :

  • La gestion administrative ;
  • L’organisation logistique ;
  • La sécurité des participants ;
  • Les obligations légales.

Les données sont conservées pendant la durée nécessaire à ces finalités et conformément aux obligations légales.

Chaque participant dispose des droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition et, lorsque la loi le prévoit, de portabilité de ses données. Il peut exercer ces droits en contactant l’association à l’adresse : asso@phenixdumonde.fr.

ARTICLE 25 : RECLAMATIONS

Toute difficulté rencontrée pendant le séjour doit être signalée dans les meilleurs délais au responsable du voyage afin de permettre la recherche d’une solution.

Toute réclamation postérieure au voyage est adressée par écrit à l’association dans un délai raisonnable suivant le retour, accompagnée, si possible, des éléments utiles à son examen.

L’association s’engage à examiner chaque demande avec diligence et à privilégier une solution amiable.

ARTICLE 26 : REGLEMENT AMIABLE DES DIFFERENTS

En cas de désaccord, les parties s’efforcent de rechercher une solution amiable avant toute action judiciaire.

À défaut d’accord, le litige sera porté devant la juridiction compétente conformément aux règles de compétence prévues par la loi.

ARTICLE 27 : DOCUMENTS CONTRACTUELS

Les documents suivants forment un ensemble indissociable :

  • Le bulletin d’inscription ;
  • Le programme du voyage ;
  • Les présentes Conditions Générales de Participation ;
  • Le règlement des voyages associatifs ;
  • La Charte du Voyageur ;
  • Les éventuelles annexes remises au participant.

En cas de contradiction, les dispositions d’ordre public prévalent.

ARTICLE 28 : ACCEPTATION

En signant son bulletin d’inscription, le participant déclare :

  • Avoir pris connaissance des présentes Conditions Générales de Participation ;
  • Les accepter sans réserve ;
  • Avoir reçu les informations utiles concernant le voyage ;
  • Être à jour de son adhésion à l’association ;
  • S’engager à respecter les valeurs de Phénix du Monde durant toute la durée du séjour.

Mis à jour le 03 aout 2026